John KauerzDoor de nieuwe Aanbestedingswet moeten keuzen bij de procedure meer dan ooit gemotiveerd worden.
“Aanbestedende diensten worden gedwongen een nieuwe werkwijze te incorporeren.”
Zowel voorafgaand als tijdens het aanbestedingsproces moeten aanbestedende diensten motiveren waarop hun keuzen gebaseerd zijn. De te volgen procedure zelf. De rechtmatigheid en doelmatigheid van de procedure. En het motiveren van de reden om aanbieders af te wijzen. Het is allemaal verplicht, schrijven Maurice Essers en Laurens Terpstra van advocatenbureau Loyens & Loeff. ”
Ter implementatie van deze nieuwe werkwijze kan gedacht worden aan het opstellen van een aanbestedingsnota, het bijhouden van een aanbestedingsrapport en, als sluitstuk, het laten uitvoeren van periodieke aanbestedingsaudits”, schrijven de kenners van het onderwerp.
Aanbestedingsnota
Leg het beleid vast in een aanbestedingsnota, is het advies. Dit voor de noodzakelijke transparantie. In de nota kunnen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. “Ook gedragslijnen bij de uitvoering van de aanbestedingspraktijk in de nota worden vastgelegd.”
Aanbestedingsrapport
Centraal instrument voor de werkwijze is het aanbestedingsrapport, als het ligt aan Essers en Terpstra. “Het lijkt logisch om het aanbestedingsrapport op te stellen en bij te houden in de volgorde van het aanbestedingsproces, te beginnen met de voorbereiding, de aanbesteding en de uitvoering van de opdracht.” Het begint met de rapportage van het proportionaliteitsbeginsel. ”
Tevens kan in dit deel van het aanbestedingsrapport aandacht worden besteed aan het al dan niet clusteren, het bepalen van de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, de formulering van de technische specificaties, het programma van eisen en de eventuele bijzondere uitvoeringsvoorwaarden, het opstellen van de contactvoorwaarden en de weging van de gunningsvoorwaarden.”
Aanbestedingsaudit
Aanbestedende diensten kunnen hun werk laten toetsen door een externe auditor. Daar is dan ook een norm voor: de NTA 8058. “Door deze triple A van Aanbestedingsnota, Aanbestedingsrapport en Aanbestedingsaudit kunnen gemeenten zich met recht op het standpuntstellen zich volledig te hebben gecommitteerd aan de nieuwe werkwijze.”